Satakunnan Osuuskaupan edustajistovaalirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (29.11.2019 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1. 1. Rekisterinpitäjä
    Satakunnan Osuuskauppa
    Postiosoite: PL 14, 28101 Pori
    Käyntiosoite: Itäkeskuksenkaari 1, 28130 Pori
    Y-tunnus: 0137281-8
    asiakaspalvelu.satakunta@sok.fi
  2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
    tietosuojavastaava@sok.fi
  3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
    tietosuoja.satakunta@sok.fi
  4. Rekisterin nimi
    Satakunnan Osuuskaupan edustajistovaalirekisteri
  5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Satakunnan Osuuskaupan edustajistovaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti. Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ja ehdokkaan ehdokaslistan muodostamista varten antamia tietoja ehdokaslistan asiamiehille. Osuuskauppa voi lähettää vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseenosallistumista varten ja muita vaalien toteuttamiseen liittyviä viestejä edustajistovaalien ehdokkaille.Osuuskauppa määrittää, mitä tietokenttiä vaalikonepalveluun perustetaan. Ehdokaslistojen ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä. Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat julkisesti saatavilla vaalikoneesta sen julkaisemisen jälkeen.Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokse Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajistovaalien tuloksen vahvistamiseen saakka. Edustajistovaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä.Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.
  6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
    Art. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon.
    Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys
  7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
    Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
  8. Käsiteltävät henkilötiedot
    Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistan allekirjoittajien ja ehdokkaiden antamia
    tai osuuskaupan jäsenrekisterin tietoja:
    Asiamiehen, vara-asiamiehen ja allekirjoittajan tietoja:
    • nimi
    • osoite
    • Osuuskaupan jäsennumero
    • puhelinnumero
    • sähköpostiosoite
    Ehdokkaan tietoja:
    • etunimi ja sukunimi*
    • mahdollinen kutsumanimi *
    • arvo tai ammatti, enintään kaksi ilmaisua *
    • kotikunta *
    • ehdokasnumero *
    • ehdokaslistan nimi *
    • osoite
    • jäsennumero
    • puhelinnumero
    • sähköpostiosoite
    * = ehdokasluettelossa ja vaalikoneessa julkaistavia tietoja.
    Ehdokkaan vaalikoneessa julkaistavaksi antamia tietoja
    • valokuva
    • ikä
    • sukupuoli
    • kokemus edustajistossa työskentelystä
    • ehdokkaan vaaliteema
    • ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
    • ehdokkaan verkkosivun ja/tai sosiaalisen median palveluiden osoite.
    • muita tietoja, joita ehdokas on itse antanut vaalikoneeseen (vapaa tietokenttä)
    Ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:
    • nimi
    • puhelinnumero
    • sähköpostiosoite

1. 1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
    Nimi, yhteystiedot, vaaliin liittyvät tiedot.
  2. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
    Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse.
  3. Henkilötietojen vastaanottajat
    Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä. Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.
  4. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
    Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

1. 1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
    Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä. Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajistovaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.

1. 1. Rekisteröidyn oikeudet
    Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
    • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
    • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Oikeus tietojen poistamiseen
    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen
    käsittely)
    • Vastustamisoikeus
    • Oikeus peruuttaa suostumus (niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta
    oikeusperustetta)
    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
    • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä,
    hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
    Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä
    koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

1. 1. Suostumuksen peruuttaminen
    Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan allekirjoittajana. Jos ehdokas peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

1. 1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
    Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
  2. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
    Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
  3. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
    Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Satakunnan Osuuskaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.