(25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
Palin Oy
Puh: 029 009 8000
Postiosoite: PL 21, 28101 Pori
Käyntiosoite: Itäkeskuksenkaari 1, 28130 Pori
Y-tunnus: 0137034-5
Palin Oy:n autokaupan asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosesseja.
Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus
Huollon työmääräys (sopimus)
Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli Katsastusajanvaraus
Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
Tarjouspyyntö:
Tarjous:
Kauppa- ja tilaussopimus:
Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:
Vakuutus- ja rekisteröinti:
Huollon ajanvaraus:
Huollon työmääräys:
Romutustodistus:
Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä.
Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.
Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot.
Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.
Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan Grano Oy:ltä.
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kuukauden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.
Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai enintään yksi vuosi, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä. Paperitarjoukset hävitetään viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tarjouksen teon jälkeen.
Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tilaussopimuksella
Koeajokäyttölupa hävitetään, kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta ovat järjestelmässä ja säilytetään kuten tilaussopimus.
Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään paperiversiona kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.
Automyynnin ja jälkimarkkinoinnin asiakastietoja säilytetään AutoMaster- järjestelmässä 10 vuotta viimeisestä tapahtumasta Auton tiedot ja huoltohistoria säilytetään AutoMaster-järjestelmässä 10 vuotta viimeisestä tapahtumasta.
Huollon työmääräyksen yksi kappale ja vakuutusyhtiön CABAS-laskelma arkistoidaan ja toimitetaan laskun kanssa kirjanpitoon, jossa niitä säilytetään kuluva + 6 vuotta. Ajoneuvon kuvat säilytetään Cabas järjestelmässä 1 vuosi korjauslaskun päivästä.
Kuusakoskelta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio hävitetään, kun hyvitys romutuspalkkiosta on tullut autoliikkeen tilille.
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.
Auton osto tai huolto ei toteudu
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.