Satakunnan Osuuskauppa, Vuokrahallinnon tietosuojaseloste

Satakunnan Osuuskaupan vuokrahallinnon rekisteriTIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19RekisterinpitäjäSatakunnan OsuuskauppaPostiosoite: PL 14, 28101 PORI Käyntiosoite: Itäkeskuksenkaari 1, 28130 PORI Y-tunnus: 0137281-8Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.satakunta@sok.fiRekisterin nimiSatakunnan Osuuskaupan vuokrahallinnon rekisteriHenkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon. Vuokrasopimuksen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Varmistaa vuokrasopimuksen toisen tahon henkilöllisyys
Vuokran maksuseuranta, luottotietojen tarkistus
Kiinteistöjen ylläpidon ja rakennuttamisen sidosryhmien kuuluvien henkilöiden tietoja. Käsittelyn tarkoitus on toiminnan varmistaminen, tiedon jakaminen, yhteydenpito häiriötilanteissa ja mahdolliset muut yhteydenotot.

Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsittely perustuu vuokrasopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseenkirjanpitolaki, laki asuinhuoneiston vuokrauksestalaki liikehuoneiston vuokrauksestaHenkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.Käsiteltävät henkilötiedot Vuokrasopimus: vuokralaisen nimihenkilötunnusosoitepuhelinnumerosähköpostimuut taloudessa asuvatKiinteistöhallinnon järjestäminen:

Nimi
Työyhteystiedot
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Ammatti

Käsiteltävät henkilötietoryhmätVuokra: Yhteystiedot, henkilötunnus Kiinteistö: YhteystiedotTietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan vuokralaiselta itseltään, ytj-rekisteristä tai yrityksen virallisilta verkkosivuilta.Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai sidosryhmän yhteyshenkilöltä tai yritykseltä.Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Rajattuja henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa kohteen huoltoliikkeelle heidän työtä velvoittavissa rajoissa.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Vuokrasopimuksia säilytetään myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen lain velvoittamin edellytyksin kuusi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:Oikeus saada pääsy henkilötietoihinOikeus tietojen oikaisemiseenOikeus tietojen poistamiseenOikeus käsittelyn rajoittamiseenOikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseenJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Suostumuksen peruuttaminenHenkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleVuokrasopimuksen allekirjoittaminen ei toteudu, sopimusta ei synnyAutomatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vuokrahallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu koskemaan ainoastaan niitä joiden työtehtäviin tiedot liittyvät.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.