Työnhakijarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä Työnhakijaprofiilin tietojen osalta Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) on rekisterinpitäjä. Työnhakutietojen (hakulomake ja sen liitteet) osalta rekisterinpitäjänä on se S-ryhmään kuuluva yritys, josta työnhakija hakee työpaikkaa.
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot satakunta.tietosuoja@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö hr.satakunta@sok.fi
4. Rekisterin nimi Työnhakijarekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Työnhakuprosessin hoitaminen valittaessa henkilöitä S-ryhmässä avoimeksi tuleviin tehtäviin
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste Oikeutettu etu
Suostumus, soveltuvin osin (esimerkiksi suorahaku ja soveltuvuusarvioinnit)
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Rekisterinpitäjällä on intressi saada valittua parhaiten soveltuvat työntekijät työtehtäviin, ja ilman henkilötietojen käsittelyä rekrytointiprosessi ei ole mahdollinen. Käsittely ei aiheuta rekisteröidylle haittaa, vaan tukee työnhakijan omaa tarkoitusta eli työllistymistä rekisterinpitäjän palvelukseen. Henkilötietojen säilyttämiseen rekrytointipäätöksen jälkeen on merkittävä oikeudellinen intressi rekisterinpitäjällä ja toisaalta se toteuttaa myös rekisteröidyn oikeusturvaa.
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjällä on intressi ottaa yhteyttä aiemmin rekisterinpitäjän palveluksessa työskennelleisiin ja kysyä halukkuutta uuteen työsuhteeseen. Tämä käsittely ei aiheuta rekisteröidylle haittaa, vaan mahdollistaa potentiaalisesti uuden työsuhteen syntymisen ja tehokkaan rekrytoinnin.
8. Käsiteltävät henkilötiedot Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esihenkilön nimi- ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että ne on erikseen ilmoitukseen kirjoitettu. Ei ole oletuksena.
Työhakemuksessa: Pakolliset nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielitaito (mikäli asiaa on kysytty), oletko aikaisemmin työskennellyt S-ryhmässä ja Miten kuulit meistä
Vapaaehtoiset: osoite, tehtäväkohtaiset kysymykset, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), tutkintotiedot, työhistoria.
Työnhakija voi liittää myös omia CV-tietoja tai muita liitteitä.
Hakijan tulee luoda hakijaprofiili rekrytointijärjestelmään. Hakijatilin luomiseen tarvitaan sähköpostiosoite ja hakijan itse keksimä salasana. Hakijalla on mahdollisuus käyttää hakijatilin luomiseen Googlen/Applen tunnuksia, mikä tarkoittaa sitä että Google/Apple luovuttaa hakijan sähköpostiosoitteen työantajalle.
Rekrytoinnissa voidaan käyttää videohaastattelutyökalua (RecRight), jolloin työnhakijasta kerätään RecRightin palveluun siirryttäessä nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä video, joka tallentuu RecRightin omaan kantaan. Samat tiedot kerätään myös rekrytoinnista vastaavasta esimiehestä, joka on kuvannut haastattelukysymykset videolle.
Rekrytoinnissa voidaan käyttää tarpeen mukaan myös soveltuvuusarviointeja ulkoisen kumppanin suorittamana. Kumppanille toimitetaan tällöin hakijasta perustietoja, tilanteesta riippuen esimerkiksi hakijan nimi ja yhteystiedot sekä haettavaan tehtävään liittyvät tiedot. Soveltuvuusarvioinneissa hakijat antavat vastaukset arviointitehtäviin, ja näiden vastausten perusteella muodostetaan arviointilausunto.
Hakijan suostumuksella hakijasta saatetaan kerätä myös arvio suosittelijoilta.
Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä hakijan luottotiedot saatetaan tarkistaa.
Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen.
Hakijoille voidaan haun päätteeksi lähettää linkki hakijakyselyyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista.
Suorahaku: työnantajayritys voi hakea työntekijöitä myös suorahaulla. Suorahakua tehdään sekä SOK:n rekrytoijien toimesta että yhteistyökumppanien avustuksella. Suorahaussa käsitellään soveltuvin osin edellä mainittuja tietoja henkilön omalla suostumuksella.
Työnantajayritys saattaa tiedustella aiemmin työsuhteessa olleilta, kiinnostaisiko heitä uusi työsuhde. Tiedusteluun käytetään entisen työntekijän yhteystietoja, eli puhelinnumeroa ja/tai sähköpostiosoitetta. Tiedustelun jälkeen mahdollinen rekrytointi ja/tai työhönottoprosessi jatkuu tavanomaisen prosessin mukaisesti.
9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä. Lisäksi Suorahaun kandit ja entiset työntekijät, joihin ollaan yhteydessä koskien kiinnostusta avoimia työpaikkoja kohtaan.
Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria, työnhakuprosessin kuluessa hakijan antamat vastaukset (haastattelut, videohaastattelut, soveltuvuusarviointi) ja näiden perusteella muodostetut arvioinnit.
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään, tähän pyydetään työnhakijalta suostumus erikseen (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta) tai tästä ilmoitetaan erikseen (esim. luottotietojen tarkastus). Hakijalla on mahdollisuus käyttää hakijatilin luomiseen Googlen/Applen tunnuksia, mikä tarkoittaa sitä että Google/Apple luovuttaa hakijan sähköpostiosoitteen työantajalle.
11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön perustiedot (kts. kohta 8) voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella. Tietoja saatetaan luovuttaa myös S-ryhmän ulkopuolella hakemuksia käsitteleville sopimuskumppaneille.
Henkilön tultua valituksi työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen hänen työhakemuksessa ilmoittamansa puhelinnumero voidaan luovuttaa työntekijärekisteriin S-ryhmän tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja käyttäjän tunnistamista varten.
Silloin, kun rekrytoinnissa käytetään videohaastattelutyökalua, rekisterinpitäjän ulkoiselle sopimuskumppanille (RecRight) siirretään työnhakijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kuvattu video. Samat tiedot siirretään myös rekrytoinnista vastaavasta esimiehestä. RecRight toimii henkilötietojen käsittelijänä.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Työnhakutietoja säilytetään 2,5 vuotta siitä, kun kyseinen rekrytointi on suljettu, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- rikos- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
14. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.
Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.
15. Suostumuksen peruuttaminen Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Jos suostumus peruutetaan valintapäätöksen tekemisen jälkeen, rekisterinpitäjällä on oikeusvaateilta puolustautumiseksi oikeus ja intressi säilyttää tietoja määritellyn säilytysajan loppuun asti. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Tietojen käsittelyssä noudatetaan yksilön tietojen käsittelyä, suojausta ja luovutusta koskevaa lainsäädäntöä sekä SOK-yhtymän ja alueosuuskauppojen tietoturvaohjeita.
Lokitiedostojen avulla järjestelmästä on mahdollisuus selvittää mm. väärinkäytökset sekä rekisteriin tehdyt muutokset.
Rekisterin käyttöoikeudet on tarkkaan määritelty ja rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Käytämme Google Analytics -evästettä kävijäseurantaan ja rekrytointimarkkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen.