Tietosuojaseloste (25.5.2018 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäSatakunnan OsuuskauppaPuh: 029 009 6000Postiosoite: PL 14, 28101 PoriKäyntiosoite: Itäkeskuksenkaari 1, 28130 PoriY-tunnus: 0137281-82. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.satakunta@sok.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään osana asiakkaalle tuotettavaa palvelua, joka mahdollistaa liiketoiminnan, markkinoinnin ja myynnin edistämisen sekä asiakasviestinnän.Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä. Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin- ja internettilaukset) sekä maksamiseen ja Bonusten kirjaamiseen. Myyntitilauksia välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi. Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja Satakunnan Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten. Katso lisätietoja Satakunnan Osuuskaupan laskutusasiakasrekisterin tietosuojaselosteesta.5. Henkilötietojen käsittelyn perusteArt. 6.1 a) SuostumusBonusten kirjaaminenArt. 6.1. b) SopimusTilaus- ja toimitussopimusHenkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.7. Käsiteltävät henkilötiedotOsuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:nimiyrityksen nimiY-tunnusTilauskoodihenkilötunnustoimitusosoitepuhelinnumerosähköpostiosoiteosuuskaupan jäsennumeroS-Business –kortin numerolaskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoitemahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölletiedot asiakkaan ostoistamaksutiedottiedot maksusuorituksista ja saatavistatieto luottokelpoisuudestatoimituksen lisätiedotPolttoöljyn toimittajalle ja kuljetusyhtiöille siirrettävät tiedot:asiakkaan nimipolttoöljyn toimitusosoitepuhelinnumero ja/tai sähköpostitoimituksen lisätiedot8. Käsiteltävät henkilötietoryhmätasiakkaan yhteystiedotluottotiedotmaksutiedotlaskutustiedottoimituspaikan tiedottilaushistoria9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppaneiden järjestelmistä.10. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajalta ja sen kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Tietoa ostoista luovutetaan laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa.11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja.Osuuskauppatilaus paperidokumenttina: kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen + 2 kk tai kun saatavat on suoritettu.Polttoöljyn toimittaja säilyttää tilaustietoja kuluva vuosi + 2 vuotta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.Kuljetusyhtiö säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuotta13. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)Oikeus tietojen oikaisemiseenOikeus tietojen poistamiseenOikeus käsittelyn rajoittamiseenVastustamisoikeus (suoramarkkinointi)Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen automaattisen käsittelyn osaltaOikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteestahttps://tietosuoja.s-ryhma.fi/Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.13. Suostumuksen peruuttaminenHenkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.14. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimuksellePolttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.15. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finlandin luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.16. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja polttoöljyn toimittaja käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.